自分から電話をかけるのが苦手です
お客様からかかってくる電話は取らないと話にならないので、覚悟も何も無いんですが、
自分から用件を伝えるために電話するのは本当に緊張します。
口で話しながら頭を整理するという事がメモリ不足な感じに苦手なので、
以下の様な事に不安を覚えます。
- 伝える事を忘れてしまいそう
- 考えないといけない時は、口をOFFにしたいので黙り込んでしまう
- しかも緊張で考えるのに時間が掛かる
- 質問があった時に、相手に要らない情報まで伝えてしまい、簡単な話が複雑になる(口で話をしながら頭で内容の取捨選択をする余裕が無い)
- 外部からの騒音で集中が出来ない
- 緊張で動機がする…(緊張等のストレスがすぐ体に出る)
視覚的な準備でサポート
内容が複雑でも簡単でも、言い間違いをしない為に簡単なメモはいつも手元に用意しておきます。
(電話をし終わった後に、自分が何を言ったかを忘れる事もあるので、事前メモの意味合いもあります。)
それでもうまく話せそうもない時は、自分の言う事をすべてテキストに起こして準備しておきます。
外部からの騒音で集中が出来ない時にも視覚的に準備をしておけば、ただ読む事で頭のメモリをサポートできます
相手の電話番号、お名前も間違えの無いように、メモの冒頭に書いておき、
挨拶から緊張してしまわないよう、自分の話す言葉はただテキストを読めばよいように、全て起こしておきます。
その後の内容の伝え方、確認の際の分岐、返答別の対応を出来る限りで準備しておきます。
少し時間はかかりますが、リハーサルになるので気持ちも落ち着きます。
実は引継ぎに便利
実際に電話をかけて相手に繋がらない事も結構あります。
時間を空けて昼休憩に電話したりもしますが、結局繋がらなくてシフトや時短勤務等で抜ける時、
(電話する内容の複雑さ、重要度、緊急度にもよると思いますが引継ぎが出来る内容であれば)
そのメモを渡すととても便利で、相手からも喜ばれます。